Ein Gespräch mit der Organisationsleitung des Heidelberger Halbmarathons

Seit gut 40 Jahren findet der Heidelberger Halbmarathon statt – ein Aushängeschild für die gesamte Stadt, aber natürlich auch für den Verein. Im Gespräch mit Abteilungsleitungsmitglied Ellise Meyer gewährt die dreiköpfige Organisationsleitung, bestehend aus Andreas Wahlster, Philipp Weng und Akis Fiotakis, einen Blick hinter die Kulissen und erzählt uns, was hinter der Durchführung einer solchen Großveranstaltung so alles steckt.

Hallo ihr drei. Es ist nun gute sechs Monate her, seitdem der diesjährige Heidelberger Halbmarathon stattgefunden hat. Welches Fazit zieht ihr?

Wir sind sehr zufrieden mit dem Ablauf der diesjährigen Veranstaltung. Zum ersten Mal seit 2017 waren wieder alle Startplätze beim Halbmarathon vergeben. Das zeigt uns, dass die Läufergemeinde unsere Bemühungen honoriert, auch unter Coronabedingungen 2022 eine solche Großveranstaltung durchgeführt zu haben und an einer ständigen Verbesserung der Veranstaltung zu arbeiten. Die Veranstaltung war ein voller Erfolg und die Organisation hat sich erneut als stabil erwiesen.

Es war bereits die 41. Auflage der Veranstaltung. Was macht den Heidelberger Halbmarathon so besonders?

Das Herzstück des Heidelberger Halbmarathons ist die einzigartige Strecke, die herrliche Aussichten auf die Stadt, wie am Philosophenweg, sowie drei schwere Anstiege und abwechslungsreiche Streckenabschnitte durch Straßen und Wälder bietet. Die fröhliche und begeisternde Stimmung der vielen ZuschauerInnen entlang der Strecke trägt ebenfalls dazu bei. Trotz der Größe der Veranstaltung mit dreieinhalbtausend TeilnehmerInnen hat der Lauf darüberhinaus seinen familiären Charme nicht verloren. Die Begeisterung unseres Organisationsteams und der Wille, auf die Bedürfnisse der LäuferInnen einzugehen, ist an vielen Stellen zu spüren und wird von den TeilnehmerInnen sehr geschätzt.

Der Heidelberger Halbmarathon wird im Gegensatz zu den meisten ähnlichen Veranstaltungen dieser Größenordnung komplett von einem Verein, der TSG 78 Heidelberg, organisiert. Was bedeutet das konkret?

Der Heidelberger Halbmarathon ist eine der wenigen Laufveranstaltungen dieser Größenordnung, die komplett ehrenamtlich von den Mitgliedern einer Sportabteilung organisiert wird. Wir sind ganzjährig damit befasst, Menschen aus unserer Abteilung für die Mitarbeit beim Halbmarathon zu gewinnen, bislang ist uns das in Zusammenarbeit mit der Abteilungsleitung gelungen. Die ehrenamtliche Organisation bringt viele Vorteile mit sich: Die Mitglieder unseres Organisationsteams bringen nicht nur Know-how, sondern auch jede Menge Begeisterung für unseren Lauf ein, die Abstimmungswege sind kurz. Für unsere Abteilung ist der Halbmarathon zudem eine wichtige Einnahmequelle, die wesentlich zum finanziellen Wohl der Abteilung beiträgt sowie Investitionen ermöglicht.

Der Halbmarathon war dieses Jahr wieder komplett ausgebucht, es waren über 3.500 LäuferInnen am Start. Für einen reibungslosen Ablauf haben zahlreiche HelferInnen tatkräftig angepackt. Wo waren diese überall eingesetzt?

Unser Organisationsteam besteht aus 40 bis 50 Mitgliedern, die verschiedenen Ressorts zugeordnet sind und unterschiedliche Teilbereiche leiten. HelferInnen waren in der Streckensicherung, Strecken- und Zielverpflegung, Startnummernausgabe, Bewirtung, an Start und Ziel, Taschenaufbewahrung, im Besenwagen, in der ärztlichen Versorgung und im Sanitätsdienst sowie in der Organisation des Uniplatzes als Veranstaltungszentrum tätig. Insgesamt waren über 500 HelferInnen im Einsatz. Wir erhalten hier wertvolle Unterstützung von Vereinen, mit denen wir zum Teil schon über mehrere Jahre zusammenarbeiten, sowie von Schulklassen, die durch ihre Hilfe ihre Klassenkasse aufbessern. Ohne diese regionale Unterstützung wäre die Veranstaltung nicht durchführbar.

Könnt ihr kurz schildern, was bei der Durchführung einer solchen Veranstaltung sonst noch alles mit dran hängt?

Wir arbeiten in besonders veranstaltungsrelevanten Bereichen wie Zeitnahme oder Streckensicherung mit spezialisierten Dienstleistern zusammen. Für die Finanzierung sind wir auf ein breites Spektrum an Sponsoren angewiesen, deren Akquise und Betreuung viel Herzblut erfordert. Eine Vielzahl von Absprachen mit der Stadt Heidelberg und der Polizei sind notwendig, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Intern haben wir sieben Ressorts mit klaren Aufgabenprofilen und Verantwortlichkeiten, und die Koordination zwischen diesen Ressorts ist eine immerwährende Herausforderung.

Wie organisiert ihr euch intern, um das alles zu bewerkstelligen? Das sind ja unfassbar viele Aufgaben/Bereiche.

Seit 2021 haben wir uns um eine strukturelle Weiterentwicklung und Systematisierung der Veranstaltung bemüht, um Prozesse und Zuständigkeiten klarer zu regeln. Wir arbeiten in der Leitung in einem Dreier-Team mit regelmäßigen Besprechungen und Absprachen mit den Ressortleitungen. Zentrale Entscheidungsprozesse gestalten wir gemeinsam mit allen betroffenen Bereichen. Unsere Organisation ist in verschiedenen Ressorts unterteilt, um effizienter zu arbeiten und die Qualität kontinuierlich zu verbessern.

Was macht euch an eurer Arbeit am meisten Spaß?

Die Zusammenarbeit mit vielen tollen und engagierten Menschen, die Verantwortung für das Gelingen der Veranstaltung übernehmen, bereitet uns große Freude. In den letzten Jahren ist unser Organisationsteam erheblich gewachsen, und wir konnten viele junge AthletInnen für die Mitarbeit begeistern. Es ist toll zu sehen, wie Menschen unterschiedlichen Alters und Hintergrunds gemeinsam ein solches Projekt auf die Beine stellen. Das Veranstaltungswochenende selbst ist ein besonderes Erlebnis: Nach monatelanger Planung den Aufbau am Uniplatz zu sehen und die vielen LäuferInnen an der Startlinie zu erleben, ist ein unvergesslicher Moment.

Wenn ihr den nächsten Jahren entgegenblickt, wo seht ihr aktuell die größten Herausforderungen?

Die größte Herausforderung wird darin bestehen, auch in Zukunft genug Personen zu finden, die bereit sind, sich in die Organisation der Veranstaltung einzubringen. Viele junge Menschen stehen mitten im Berufsleben, Studium oder Familiengründung, was zu einer hohen Fluktuation im Team führt. Das bedeutet, dass wir immer wieder neue motivierte und kompetente Unterstützerinnen brauchen, die eingearbeitet werden müssen. Gleichzeitig werden die Anforderungen an die Organisation immer komplexer, was noch mehr HelferInnen erfordert. Dennoch sind wir optimistisch, da die Mitarbeit in unserem Team viel Freude bereitet, was die beste Werbung für eine zukünftige Beteiligung ist.

Vielen Dank! Nicht nur für diese Einblicke, sondern auch für eure unendlich wertvolle Arbeit.

Das Interview wurde am 30. Juli 2024 geführt.

EM